Les détections évaluent les soumissions et signalent automatiquement les situations à surveiller. Elles peuvent créer des événements, des anomalies et des emails selon leur configuration.
Principe
Une détection contient une ou plusieurs règles. Après chaque soumission, FleeCheck vérifie les règles applicables au formulaire et au véhicule concernés.
Une détection peut s’appliquer :
à tous les formulaires ;
à un formulaire précis.
Une règle portant sur un champ absent de la soumission n’est pas déclenchée. Elle n’est pas considérée comme vide : elle est simplement non applicable.
Liste des détections
La page Détections affiche les flux configurés dans l’organisation. Elle permet de filtrer par statut et par formulaire.
Les utilisateurs autorisés peuvent créer une détection, modifier ses paramètres, gérer ses règles, ses abonnements et ses destinataires externes.
Gérer les détections depuis un champ
Lorsque vous créez ou modifiez un champ d’organisation depuis la bibliothèque Champs, l’onglet Détections permet de préparer ou de gérer les règles qui surveillent ce champ. Le même onglet est disponible lors de la création d’un champ depuis le builder d’un formulaire. Selon vos droits, vous pouvez :
créer une détection avec sa première règle ;
ajouter une règle à une détection existante ;
modifier, activer ou désactiver une règle liée au champ.
Depuis la page Détections, la création se déroule en deux étapes. Vous renseignez d’abord le nom, la description et le formulaire éventuel, puis vous configurez la première règle. Revenir à l’étape précédente ou annuler ne crée aucune donnée. La confirmation finale crée la détection et sa première règle ensemble, ou n’en crée aucune si l’opération échoue.
Pendant la création d’un champ, toutes les détections et règles restent également en brouillon jusqu’à la confirmation finale : le champ et ces éléments sont créés ensemble ou ne le sont pas.
Si le formulaire choisi ne contient pas encore le champ, FleeCheck affiche un avertissement. Vous pouvez terminer la configuration, mais la règle ne s’appliquera pas aux soumissions de ce formulaire tant que le champ en est absent.
Les détections ou champs archivés restent consultables en lecture seule. La modification d’un champ et la gestion de ses détections utilisent des autorisations distinctes : voir un champ modifiable ne donne pas automatiquement le droit de modifier ses détections.
Règles
Une règle cible un champ et un opérateur compatible avec ce type de champ. Les opérateurs proposés dépendent du champ pour éviter les conditions incohérentes.
Une règle désactivée apparaît en rouge et n’est plus incluse dans les compteurs de règles actives. Elle reste néanmoins consultable afin de préserver l’historique.
La gravité reprend le même code couleur que les anomalies : jaune pour une gravité mineure, orange pour une gravité majeure et rouge pour une gravité critique.
Exemples :
une case à cocher peut être cochée, décochée ou modifiée ;
un champ texte peut être vide, non vide ou modifié ;
un nombre peut être comparé à une valeur ;
un choix multiple peut contenir certaines options, toutes les options attendues ou un nombre précis de choix ;
une liste de photos ou de textes peut être vide, non vide, changée ou recevoir une nouvelle entrée ;
un champ de voyants peut surveiller l’apparition d’un voyant ou la présence de certains pictogrammes.
Pour les opérateurs de changement, FleeCheck compare la valeur courante à la dernière valeur exploitable du même véhicule et du même champ. Une photo déjà présente et simplement conservée n’est pas une nouvelle photo. Un nouvel élément ajouté à une liste déjà remplie est bien considéré comme une nouvelle entrée. Chaque voyant apparu peut être suivi séparément.
Modifier une règle existante
FleeCheck conserve l’historique des modifications métier d’une règle. Changer le champ, l’opérateur, la condition, le formulaire, le périmètre ou réactiver une règle redémarre sa comparaison à partir de la nouvelle configuration.
Modifier uniquement la gravité, la fréquence d’email ou le libellé conserve le suivi en cours. Un simple déplacement visuel de la règle ne crée pas une nouvelle version métier.
Répéter si valide
L’option Répéter si valide contrôle les déclenchements répétés.
Lorsqu’elle est désactivée, la règle déclenche surtout au moment où la situation devient vraie. Lorsqu’elle est activée, elle peut déclencher à chaque soumission tant que la condition reste vraie.
Ce réglage permet d’éviter les notifications répétitives lorsque le problème est déjà connu.
Avertissement dans les formulaires
Lorsqu’un champ autorise l’affichage des alertes, FleeCheck peut prévenir la personne qui remplit un formulaire qu’une valeur peut planifier un email si le serveur confirme la règle et un destinataire éligible. Une règle simplement valide ne suffit pas : aucune icône n’est affichée si le problème est déjà pris en charge et qu’aucun nouvel email n’est prévu.
Cette prédiction utilise la situation connue au chargement du formulaire. L’évaluation serveur réalisée après l’envoi reste toujours prioritaire.
Anomalies créées par détection
Une règle peut créer une anomalie. Lorsque le problème peut être séparé en unités fiables, FleeCheck peut créer une anomalie par unité. Par exemple, chaque équipement manquant d’une liste peut avoir sa propre anomalie.
Si une nouvelle soumission corrige une unité précise, seule l’anomalie correspondante peut être clôturée automatiquement.
Les éléments qui peuvent être suivis séparément, comme plusieurs équipements, photos, lignes de texte ou voyants, conservent chacun leur propre cycle. Les conditions portant sur l’ensemble complet, comme un nombre total ou une correspondance exacte, restent une seule anomalie globale.
Responsable des anomalies
Une détection peut utiliser le responsable par défaut configuré sur la page Anomalies ou choisir un autre membre pour ses propres anomalies.
Le responsable est choisi uniquement s’il est encore membre actif et autorisé. Si aucune personne n’est éligible, l’anomalie reste dans Non assignées et les gestionnaires sont avertis. Ce réglage concerne la responsabilité de traitement ; il est distinct des abonnements aux anomalies et aux emails.
Abonnements dashboard
Un utilisateur peut s’abonner à une détection pour voir les anomalies correspondantes dans sa portée personnelle. Deux modes existent :
anomalies uniquement ;
anomalies et emails.
Les gestionnaires de détection peuvent aussi gérer les abonnements d’autres membres.
Fréquence des emails
Trois fréquences sont disponibles :
Immédiat : un email est préparé pour chaque nouvel événement éligible ;
Quotidien : un résumé est envoyé le lendemain à 07:00 dans le fuseau du destinataire ;
Hebdomadaire : un résumé est envoyé le lundi suivant à 07:00 dans le fuseau du destinataire.
Un résumé regroupe les événements d’une même organisation, pour le même destinataire, la même détection, la même règle et la même période. Des événements arrivés en retard sont envoyés dans un rattrapage séparé au lieu de modifier un résumé déjà envoyé.
Périmètre d’abonnement
Un abonnement peut couvrir tout le périmètre de la détection ou seulement certains groupes et véhicules. Les groupes couvrent leurs descendants.
Le périmètre filtre la visibilité personnelle et les emails du destinataire. Il ne limite pas la capacité de la détection à créer des événements et anomalies pour les véhicules applicables.
Destinataires externes
Une détection peut envoyer des emails à des destinataires externes. Ces destinataires ne disposent pas d’un accès dashboard. Les emails externes ne contiennent pas de lien interne vers le dashboard.
Les destinataires externes peuvent être activés, modifiés ou retirés tout en conservant l’historique.
Si une même adresse correspond à la fois à un membre actif autorisé et à un destinataire externe, FleeCheck envoie un seul email, en priorité au membre. Si le membre n’est plus éligible au moment de l’envoi, la voie externe prend le relais sans donner accès au dashboard.
Texte assisté par IA
Pour les organisations qui y ont accès, les anomalies créées par détection peuvent recevoir un titre et une description enrichis. Si l’enrichissement n’est pas disponible, FleeCheck conserve un texte de repli déterministe.
L’objectif est de produire un résumé plus lisible pour les équipes, par exemple lorsqu’un matériel manque ou qu’une valeur dépasse un seuil.
Le texte généré est contrôlé avant affichage afin de rester dans la langue demandée et de ne pas inventer une cause, un diagnostic ou une action qui ne figure pas dans le contrôle. Si la génération échoue ou ne respecte pas ces règles, le texte de repli décrit directement la valeur observée et la condition attendue.
