Liens publics et QR

Les liens publics permettent de remplir un formulaire pour un véhicule sans compte FleeCheck. Ils sont utiles pour les conducteurs, prestataires ou intervenants qui doivent transmettre un contrôle ponctuel.

Principe

Un lien public est lié à trois éléments :

• un formulaire ;
• une assignation de formulaire ;
• un véhicule.

Le lien reste valide seulement si le formulaire est actif, l’assignation est active, le véhicule reste couvert par cette assignation et le lien n’est pas désactivé ou expiré.

Créer un lien public

Les liens publics se créent depuis la fiche d’un véhicule. La fiche affiche les formulaires assignés qui s’appliquent au véhicule. Pour chaque formulaire, un gestionnaire peut créer un lien, le copier, gérer son expiration, le désactiver, le régénérer ou le supprimer.

Un lien régénéré remplace l’ancien. Un lien supprimé ou désactivé ne doit plus être utilisé.

Expiration et validité

Une expiration limite l’utilisation du lien à une date précise. Même sans expiration, un lien peut devenir invalide si le formulaire, l’assignation ou le véhicule n’est plus applicable.

Si un conducteur ouvre un lien invalide, FleeCheck ne donne pas accès au formulaire.

Remplir un formulaire public

Le formulaire public affiche les informations nécessaires au contrôle, puis demande les champs prévus par le formulaire. Si le formulaire contient plusieurs pages, l’utilisateur avance étape par étape.

Les erreurs propres à un champ s’affichent sous ce champ. Une soumission finale n’est acceptée que lorsque les informations obligatoires sont valides.

Nom du conducteur

Le formulaire public demande le nom du conducteur. L’utilisateur peut choisir de mémoriser ce nom sur l’appareil utilisé. Si l’option est cochée, le nom est proposé automatiquement lors des prochains formulaires publics ouverts sur ce même appareil.

Si l’option est décochée lors d’une soumission, le nom mémorisé est supprimé pour cet appareil.

Photos dans un formulaire public

Un formulaire public peut demander des photos. Selon la configuration du champ, l’utilisateur peut importer une photo ou prendre une photo directement avec la caméra.

Une photo ajoutée pendant la saisie peut recevoir un commentaire. Les photos déjà présentes depuis l’état courant du véhicule peuvent être consultées si le lien public est encore valide et si elles appartiennent bien au formulaire ouvert.

Étiquettes QR

Une étiquette QR représente un lien public sous forme imprimable ou téléchargeable. Elle peut être utilisée sur un véhicule, dans un dossier papier ou dans un espace de contrôle.

L’aperçu QR, les exports PNG et les exports PDF reprennent les informations du lien public : URL publique, véhicule, plaque et marque visuelle disponible.

Sécurité d’usage

• Partager le lien uniquement avec les personnes concernées.
• Régénérer un lien s’il a été diffusé trop largement.
• Désactiver ou supprimer les liens qui ne doivent plus servir.
• Utiliser une expiration lorsque le lien concerne une mission limitée dans le temps.