Arnaud Marchot, exploitant de FleeCheck, est responsable des traitements relatifs aux comptes, à la relation client, à la facturation et à la sécurité de son service. Ses coordonnées figurent dans les mentions légales. Contact données personnelles : info@fleecheck.com.
L’organisation qui décide de collecter des contrôles de véhicules est responsable de ces traitements métier. FleeCheck les héberge et les traite sur ses instructions, selon le contrat de sous-traitance. L’organisation définit notamment les personnes habilitées, les finalités, sa base juridique et sa durée de conservation.
2. Finalités et bases juridiques
La création du compte, la fourniture du service et le support reposent sur l’exécution du contrat ou des mesures précontractuelles. La facturation, la comptabilité et les réponses aux obligations légales reposent sur les obligations applicables. La prévention des abus, le contrôle des accès et les traces de sécurité reposent sur l’intérêt légitime de protéger le service et les personnes ; vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation.
Les organisations déterminent la base juridique des contrôles qu’elles demandent. Un formulaire de contrôle ne constitue pas, à lui seul, un consentement à tous les traitements. Aucun consentement publicitaire n’est déduit de l’utilisation du service.
3. Données traitées
Nous traitons les noms, adresses e-mail, préférences de langue et d’affichage, appartenances et rôles, coordonnées de facturation, commandes et acceptations contractuelles. Les contrôles peuvent contenir plaques, noms de conducteurs, kilométrages, réponses, commentaires, photos, signatures et dates. Les journaux techniques peuvent contenir des adresses IP et des informations de navigateur. Les données de carte sont traitées par Mollie ; FleeCheck ne conserve pas le numéro complet ni le cryptogramme.
Les champs obligatoires sont signalés dans les formulaires. Leur absence peut empêcher l’enregistrement de la demande ou la fourniture du service. Évitez d’introduire des données sensibles, des données pénales ou des informations concernant des tiers sans nécessité et cadre adapté.
L’organisation qui vous a remis le lien utilise vos réponses pour le contrôle et le suivi du véhicule. Ses membres autorisés peuvent consulter les données et recevoir des notifications. Les champs et informations complémentaires dépendent du formulaire qu’elle a configuré. Demandez-lui sa notice propre, sa durée de conservation et ses coordonnées de contact.
Vous pouvez aussi utiliser notre formulaire de droits en précisant le véhicule, le contrôle et l’organisation concernés. Lorsque nous intervenons comme sous-traitant, nous aidons l’organisation à répondre ; nous ne transmettons pas automatiquement les données de l’ensemble de l’organisation à un demandeur.
5. Prestataires, destinataires et transferts
Les membres habilités de l’organisation accèdent aux données selon leur rôle. Hostinger fournit l’hébergement ; les fichiers utilisent le stockage S3 configuré. Resend traite les e-mails transactionnels. Mollie traite les paiements par carte et émet et transmet les factures Peppol. OpenAI peut enrichir les explications d’anomalies si cette fonction est activée. Better Auth et Prisma sont exécutés dans notre infrastructure. Les lieux de traitement et garanties vérifiés figurent au registre des prestataires.
Les lieux contractuels de traitement, les sous-traitants ultérieurs et les garanties de transfert doivent être vérifiés dans les contrats des fournisseurs. Le registre des prestataires indique les confirmations disponibles. La mise en service payante est bloquée tant que cette vérification n’est pas complète. Nous ne présentons pas une simple localisation européenne d’un serveur comme une preuve d’absence de tout transfert hors EEE.
6. Cookies et stockage local
Le site utilise les mécanismes nécessaires à la connexion, à la sécurité et aux préférences demandées. Les préférences de langue et de thème peuvent être conservées un an. Sur un formulaire public, votre nom n’est mémorisé pendant 30 jours que si vous cochez l’option correspondante ; vous pouvez la décocher et supprimer les cookies dans votre navigateur. Les fonctions de paiement de Mollie ont leurs propres mécanismes nécessaires à leur fonctionnement et à la prévention des fraudes.
Aucun outil publicitaire ou mesure d’audience facultative n’est prévu dans le socle actuel. L’ajout d’un tel outil impose une nouvelle vérification et, lorsque requis, votre consentement préalable, avec un refus aussi accessible que l’acceptation.
7. Conservation et suppression
Les données métier suivent la durée choisie par l’organisation. Sans durée de purge configurée, elles restent conservées jusqu’à une instruction de suppression. Les historiques de détection ont une durée par défaut de 365 jours et les journaux d’audit de 730 jours, sous réserve des paramètres applicables. Les tâches de conservation suppriment les données arrivées à échéance et placent les fichiers concernés dans la file de suppression.
La résiliation Pro arrête le renouvellement et ne supprime pas l’organisation. La suppression de l’organisation est une démarche distincte, avec les contrôles de facturation nécessaires. Les factures, avoirs et preuves légalement nécessaires suivent leur propre durée comptable et fiscale, confirmée avec le comptable ; ils ne sont pas détruits avec l’organisation. Les copies de sauvegarde suivent un cycle documenté et ne doivent pas réintroduire des données effacées lors d’une restauration. Une conservation liée à un litige doit être limitée aux éléments nécessaires.
8. Exercice de vos droits
Vous pouvez demander l’accès, la rectification, la suppression, la limitation, l’opposition et la portabilité lorsqu’elle s’applique, gratuitement et indépendamment de votre abonnement, via vos droits sur les données ou info@fleecheck.com. Les utilisateurs connectés avec une adresse vérifiée peuvent télécharger les données de leur compte. Les demandes concernant des données métier sont examinées selon les droits du demandeur et le rôle de l’organisation.
Nous vérifions l’identité de manière proportionnée, sans demander systématiquement une copie de carte d’identité. Le délai de réponse est en principe d’un mois à compter de la réception. Une prolongation motivée de deux mois peut être nécessaire pour une demande complexe ou de nombreuses demandes ; vous en êtes informé dans le premier mois. Certains effacements sont limités par une obligation légale de conservation. Toute décision défavorable doit être expliquée.
9. Intelligence artificielle et décisions
L’IA aide à rédiger certains textes d’explication. Elle peut se tromper et ne remplace ni un contrôle humain, ni une expertise technique, ni une décision de sécurité concernant un véhicule. Les règles métier déclenchent les détections ; un texte généré ne constitue pas une décision automatisée produisant, à lui seul, un effet juridique sur une personne. Les données envoyées au fournisseur doivent être limitées au besoin d’explication.
10. Sécurité, incidents et réclamations
Nous appliquons des permissions côté serveur, une séparation entre organisations, des liens de fichiers contrôlés et une journalisation des actions sensibles. Les demandes de droits et les incidents sont suivis avec leurs échéances. Les violations sont évaluées afin d’informer les personnes, les organisations clientes et l’autorité lorsque les conditions légales sont réunies.
Vous pouvez saisir l’Autorité de protection des données belge ou l’autorité compétente de votre résidence. Une nouvelle version de cette politique est datée et les changements significatifs sont portés à votre connaissance.
Les demandes de droits non vérifiées sont minimisées après 30 jours ; les demandes closes et leur correspondance après deux ans. Les jetons de vérification expirent après 24 heures. Les purges comptables attendent une durée confirmée ; un dossier en cours peut justifier une suspension documentée. Les propriétaires disposent aussi d’un export des données de leur organisation, indépendant du plan Pro.
Les coordonnées d’une acceptation abandonnée sans commande conclue sont minimisées après 30 jours, après confirmation de l’expiration de toute session de paiement associée. Une opération incertaine ou un gel justifié suspend cette purge.
