FleeCheck est exploité par Arnaud Marchot, indépendant en personne physique en Belgique, BCE 1005.639.976. L’adresse et les coordonnées de contact figurent dans les mentions légales.
Ces conditions s’appliquent exclusivement aux entreprises, y compris les indépendants, et aux organismes publics établis en Belgique. Le client achète pour les besoins de son activité professionnelle ou de sa mission publique. Il fournit un numéro BCE valide et confirme disposer du mandat nécessaire pour engager l’entité identifiée dans la commande.
2. Service et comptes
FleeCheck permet de gérer des véhicules, formulaires de contrôle, soumissions, photos, anomalies et suivis. Les capacités disponibles dépendent de l’offre choisie. L’offre Découverte est gratuite dans les limites annoncées ; l’offre Pro est un abonnement mensuel.
Le client fournit des coordonnées exactes, protège ses accès et gère les habilitations de ses membres. Les liens publics de formulaire doivent uniquement être communiqués aux personnes concernées. Leur possession permet les opérations prévues par le formulaire, sans donner accès au tableau de bord.
Le client doit disposer d’une base légale pour les données qu’il introduit. Il ne doit pas détourner le service, introduire des contenus illicites, contourner les quotas ou accéder aux données d’autrui. Les contenus ne peuvent pas servir à entraîner une fonctionnalité d’IA à l’insu du client.
3. Prix et formation du contrat
Pro coûte 50 euros hors taxes par mois pour une capacité réservée de 10 véhicules, puis 4 euros hors taxes par place supplémentaire, jusqu’à 10 000 places. Les véhicules actifs et immobilisés occupent une place ; les véhicules archivés n’en occupent aucune. Archiver un véhicule ne réduit pas automatiquement la capacité facturée.
Les ventes belges sont soumises à 21 % de TVA, y compris celles aux organismes publics. Le tarif de base de 50 euros HT correspond à 60,50 euros TTC par mois ; chaque place supplémentaire de 4 euros HT correspond à 4,84 euros TTC. Le montant hors taxes, la TVA et le total sont indiqués avant la commande. La facturation est mensuelle, en euros, sans engagement annuel.
Le client vérifie son identité professionnelle, ses coordonnées et la capacité, accepte les présentes conditions et le contrat de sous-traitance des données, puis confirme son engagement de paiement. Le service payant est activé après confirmation du paiement. La confirmation durable contient la commande et les documents acceptés. Une tentative de paiement abandonnée ne vaut pas activation.
Mollie traite les paiements par carte et émet les factures électroniques Peppol. FleeCheck gère le contrat, les échéances et les accès. Le premier paiement enregistre le mandat de carte pour les renouvellements. Les organismes publics utilisent également une carte ; aucun virement n’est proposé. Les références administratives doivent être fournies avant facturation.
4. Modifications, renouvellement et impayés
Une hausse est présentée avec le montant total du prorata et le nouveau tarif mensuel. L’aperçu reste valable dix minutes au maximum. La capacité augmente uniquement après paiement confirmé du montant annoncé. Un prorata arrondi à zéro ne provoque aucun débit. Une baisse est programmée pour le prochain renouvellement, sans crédit ni remboursement de prorata. La capacité déjà payée reste affichée jusqu’à l’échéance. La cible ne peut pas être inférieure au nombre de véhicules utilisés. Pendant qu’une baisse est programmée, les ajouts, imports et restaurations doivent respecter la future capacité. Le propriétaire peut modifier ou annuler la baisse depuis Facturation. Les échéances suivent des mois calendaires à partir du premier paiement : un abonnement commencé le 31 janvier revient au 31 mars après le mois de février plus court. FleeCheck commande une seule facture de renouvellement à Mollie, qui prélève la carte enregistrée. Une facture impayée se régularise depuis le paiement existant ; ne souscrivez pas un nouvel abonnement pour la payer.
Les factures et preuves des périodes payées sont conservées séparément des changements de capacité. Les erreurs de facturation, demandes d’avoirs exceptionnels et contestations sont examinées par une personne via le support.
En cas d’impayé, les fonctionnalités peuvent être restreintes suivant l’état présenté dans Facturation. Les modalités de régularisation sont communiquées au client. Les droits relatifs aux données restent accessibles indépendamment du paiement.
5. Résiliation
La résiliation ordinaire peut être demandée à tout moment dans Facturation. Elle empêche le renouvellement suivant et conserve l’accès payé jusqu’à la fin de la période. Une résiliation programmée peut être annulée avant cette échéance. Elle ne supprime ni le compte, ni l’organisation, ni ses données.
La suppression d’une organisation est une démarche distincte, précédée de la fin effective de ses abonnements payants et de la possibilité de récupérer ses données. Les documents comptables et preuves qui doivent être conservés sont exclus de la suppression des données métier.
6. Données, sécurité et intelligence artificielle
Les droits du client sur ses contenus sont conservés. FleeCheck reçoit uniquement les droits nécessaires à l’exécution du service. La politique de confidentialité décrit les traitements propres à FleeCheck. Pour les traitements réalisés pour le compte d’un client professionnel ou public, le contrat de sous-traitance complète ces conditions.
Les textes d’anomalies peuvent être enrichis par une IA lorsque cette fonctionnalité est disponible et activée. Ces textes sont identifiés comme tels, peuvent comporter des erreurs et doivent être vérifiés. Ils ne remplacent pas une expertise, une décision humaine ou un contrôle de sécurité.
7. Support, disponibilité et responsabilité
Le support est joignable aux coordonnées des mentions légales. Des interruptions peuvent être nécessaires pour maintenance, sécurité ou incident. Aucun engagement de disponibilité permanente ou de réponse 24 heures sur 24 n’est promis par ces conditions.
FleeCheck constitue un outil d’organisation ; il ne certifie pas l’état technique ou la sécurité d’un véhicule. Le client reste responsable de ses contrôles et décisions. Les responsabilités auxquelles la loi interdit de déroger et les dispositions impératives applicables restent intégralement respectées.
8. Évolution des conditions et réclamations
La version acceptée reste conservée avec le contrat. Un changement substantiel de prix ou de conditions est communiqué avant son application et ne modifie pas rétroactivement une période payée. Lorsque la loi impose une faculté de refus ou de résiliation, elle est respectée.
Le client adresse d’abord sa réclamation à FleeCheck. Si aucun accord n’est trouvé, les voies de recours légales restent ouvertes. Les coordonnées d’une entité de règlement extrajudiciaire compétente sont communiquées lorsque la loi l’exige ; aucune obligation générale d’arbitrage n’est imposée.
Le droit belge s’applique. Les juridictions compétentes sont déterminées par les règles légales applicables. Les dispositions impératives des marchés publics concernés restent applicables.
9. Changement de fournisseur et récupération
Le client peut récupérer ses données exportables et ses actifs numériques pour changer de fournisseur ou utiliser sa propre infrastructure. L’export du compte et l’export métier du propriétaire sont disponibles gratuitement ; les fichiers restent accessibles par des liens authentifiés. Les données exportables couvrent véhicules, groupes, champs, formulaires, réponses, photos, détections, anomalies et historiques associés. Les secrets de connexion, clés privées, code de la plateforme et files internes de livraison ne sont pas des données client exportables.
Pour organiser une transition, le client contacte le support ou dépose une demande de portabilité en indiquant son organisation. FleeCheck apporte une assistance raisonnable, maintient la sécurité et organise une transition dans les 30 jours calendaires après la période de préavis convenue, qui ne dépasse pas deux mois. Les éventuelles impossibilités techniques et prolongations suivent le cadre légal et sont motivées par écrit. Une période de récupération d’au moins 30 jours suit la transition ; les purges concernées sont suspendues pour la permettre. Aucun frais spécifique de changement de fournisseur n’est ajouté. Le client confirme la récupération et la date de suppression ; les obligations de conservation comptable restent distinctes.
